Le paysage professionnel actuel est intrinsèquement lié à la transformation digitale. Les entreprises, petites ou grandes, sont confrontées à un défi majeur : maintenir et améliorer leur productivité face à une complexité croissante des outils et des flux de travail. Dans ce contexte, la maîtrise des plateformes collaboratives comme Microsoft 365 n'est plus une option, mais une nécessité impérieuse. Trop souvent, nous observons des équipes sous-utilisant le potentiel de ces outils, entraînant une perte de temps, une collaboration moins fluide et, in fine, une productivité en berne. La formation devient alors le levier stratégique pour déverrouiller cette efficacité. C'est précisément là que Guihl intervient, en aidant les entreprises à mobiliser stratégiquement leur Budget Formation Entreprise pour former leurs collaborateurs aux fondamentaux de Microsoft 365, tout en anticipant l'intégration de l'intelligence artificielle pour une productivité optimale.
La productivité individuelle et collective est le nerf de la guerre pour toute organisation cherchant à prospérer dans un marché concurrentiel. Les statistiques récentes soulignent l'urgence : d'ici 2025, on estime que le travail hybride sera la norme pour plus de 60% des entreprises françaises, rendant les outils collaboratifs plus essentiels que jamais. Microsoft 365, avec sa suite intégrée d'applications (Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.), est au cœur de cette transformation. Cependant, une adoption superficielle des outils sans une formation adéquate conduit à une utilisation fragmentée et inefficace.
Nous constatons que de nombreuses équipes peinent à exploiter pleinement les fonctionnalités de partage, de co-édition, de gestion de projet et de communication instantanée qu'offre cette plateforme. Cette lacune se traduit par des processus ralentis, une mauvaise gestion des documents et une communication moins percutante. L'enjeu n'est pas seulement d'avoir les outils, mais de les maîtriser pour en tirer le maximum de bénéfices. C'est pourquoi nous plaidons pour une approche proactive de la formation, spécifiquement axée sur l'optimisation de l'utilisation de Microsoft 365, en vue d'améliorer la productivité globale des équipes.
L'utilisation non optimisée de Microsoft 365 peut avoir des conséquences économiques directes. Des tâches qui pourraient être simplifiées grâce à des fonctionnalités intégrées prennent plus de temps. La recherche d'informations devient fastidieuse lorsque les documents ne sont pas correctement organisés et partagés. Les réunions virtuelles, bien qu'essentielles, peuvent devenir improductives si les participants ne maîtrisent pas les outils de collaboration en temps réel ou la gestion des canaux de communication. Ces inefficacités s'accumulent, pesant sur les délais, la qualité du travail et le moral des équipes.
Le manque de compétences sur des outils comme Teams, pour la communication et la collaboration, ou SharePoint, pour la gestion documentaire, engendre une duplication des efforts et des incompréhensions. Nous avons vu des entreprises où la recherche d'une information pertinente pouvait prendre des heures, simplement parce que les bonnes pratiques de nommage, de stockage et de partage n'étaient pas appliquées. C'est une perte de temps et de ressources que nous pouvons éviter grâce à une formation ciblée.
Microsoft 365 regroupe des outils puissants conçus pour fluidifier la collaboration et simplifier la gestion des informations. Teams, par exemple, n'est pas qu'un outil de messagerie instantanée ; c'est un hub central pour le travail d'équipe, intégrant chat, visioconférence, partage de fichiers et applications métier. Sa maîtrise permet de réduire le recours aux e-mails internes, d'organiser les projets par canaux dédiés et de centraliser les conversations et les documents relatifs à chaque sujet.
SharePoint, quant à lui, est la colonne vertébrale de la gestion documentaire et de la collaboration sur le contenu au sein de Microsoft 365. Une bonne compréhension de son fonctionnement permet de structurer l'information, de mettre en place des workflows de validation, de gérer les versions de documents et de garantir la sécurité des accès. Nous aidons les entreprises à déployer ces fonctionnalités de manière efficace, transformant ainsi la manière dont les équipes accèdent, partagent et collaborent sur leurs documents.
Pour nous, l'utilisation optimale de Microsoft Teams passe par la compréhension de ses différentes facettes :
Une formation bien ciblée permet aux utilisateurs de passer d'une utilisation basique à une maîtrise avancée, démultipliant ainsi leur efficacité et celle de leur équipe.
OneDrive et SharePoint sont les piliers de la gestion de fichiers dans l'écosystème Microsoft 365. OneDrive offre un espace de stockage personnel synchronisé, idéal pour les fichiers de travail en cours, tandis que SharePoint permet la création de sites d'équipe, la gestion de bibliothèques de documents partagées, et la mise en place de gouvernances de contenu.
Nous accompagnons les entreprises dans la mise en place de stratégies de stockage et de partage efficaces :
L'objectif est de transformer ces outils en véritables atouts pour la productivité, en s'assurant que chaque collaborateur sait comment stocker, retrouver et partager l'information de manière sécurisée et efficace.
L'intelligence artificielle (IA) est en train de redéfinir les standards de productivité. Microsoft intègre de plus en plus d'IA dans sa suite 365, notamment avec Microsoft Copilot. Cette technologie promet de révolutionner la manière dont nous interagissons avec nos outils de travail. Elle peut aider à rédiger des e-mails, synthétiser des documents longs, préparer des présentations, analyser des données dans Excel, ou encore résumer des conversations Teams.
Anticiper cette évolution est crucial. Nous ne pouvons plus nous contenter de former aux fonctionnalités de base. Il est essentiel de préparer les équipes à intégrer ces assistants IA dans leur quotidien pour gagner un temps précieux et accéder à de nouvelles capacités. D'ici 2026, l'adoption de solutions d'IA générative en entreprise devrait concerner plus de 50% des organisations, selon nos projections basées sur les tendances actuelles.
Microsoft Copilot est conçu pour agir comme un copilote dans vos tâches quotidiennes. Il peut, par exemple, vous aider à :
Notre approche vise à former vos équipes non seulement à utiliser Microsoft 365 dans sa configuration actuelle, mais aussi à comprendre et à intégrer les futures évolutions basées sur l'IA, garantissant ainsi une montée en compétence continue et une productivité durable.
L'IA conversationnelle, comme celle qui alimente Copilot, exige de nouvelles compétences. Il faut apprendre à formuler des requêtes claires et efficaces (le "prompt engineering") pour obtenir les meilleurs résultats. Il s'agit aussi de comprendre les limites de l'IA et de savoir comment vérifier et affiner les informations qu'elle génère. Cette nouvelle forme d'interaction avec la technologie représente un changement de paradigme dans le monde professionnel.
Nous proposons des modules de formation qui préparent vos collaborateurs à cette nouvelle ère. Il ne s'agit pas seulement de connaître les outils, mais de développer une intelligence collective augmentée par l'IA. Cela inclut la capacité à déléguer certaines tâches à l'IA, à interpréter ses résultats et à se concentrer sur les aspects à plus forte valeur ajoutée de leur travail. Notre objectif est de faire de l'IA un véritable partenaire de productivité pour vos équipes.
La formation aux outils digitaux, et particulièrement à Microsoft 365, est un investissement stratégique dont le financement peut être optimisé. En France, plusieurs dispositifs permettent aux entreprises de mobiliser leur budget pour développer les compétences de leurs salariés. Guihl vous accompagne dans cette démarche, en vous aidant à constituer des dossiers solides pour accéder à ces financements.
Nous sommes certifiés Qualiopi, un gage de qualité pour les actions de formation financées par des fonds publics ou mutualisés. De plus, notre expertise nous permet d'être référencés par France Travail, facilitant ainsi le montage des dossiers de financement. Notre connaissance approfondie des dispositifs tels que le Plan de Développement des Compétences, l'Aide Individuelle à la Formation (AIF) ou encore les fonds des OPCO (Opérateurs de Compétences), nous permet de vous guider efficacement.
Le Plan de Développement des Compétences est l'outil principal des entreprises pour former leurs salariés. Il permet de financer des actions de formation visant à acquérir ou développer des compétences en lien avec l'évolution des métiers de l'entreprise. Une formation à la maîtrise de Microsoft 365 et à son optimisation via l'IA s'inscrit parfaitement dans ce dispositif.
Nous vous aidons à définir un programme de formation adapté à vos besoins, à rédiger le cahier des charges et à constituer le dossier de demande de prise en charge auprès de votre OPCO. Notre objectif est de rendre le financement de votre montée en compétence le plus simple et le plus efficace possible. Nous pouvons également explorer les possibilités offertes par le FNE-Formation dans certains contextes spécifiques.
Les OPCO jouent un rôle crucial dans le financement de la formation professionnelle en France. Chaque secteur d'activité dispose d'un OPCO qui gère les contributions des entreprises et finance les parcours de formation. Nous possédons une expertise reconnue dans l'accompagnement des entreprises pour monter des dossiers de financement auprès des différents OPCO, qu'il s'agisse de formations courtes sur des outils spécifiques ou de programmes plus longs axés sur la transformation digitale et l'IA.
Nous nous assurons que les programmes de formation que nous concevons répondent aux critères d'éligibilité des OPCO et aux besoins exprimés par les entreprises en termes de compétences IA et digitales. Par exemple, pour une entreprise relevant de l'OPCO Atlas, nous pourrions structurer une formation à Microsoft 365 avec un module spécifique sur l'utilisation des fonctionnalités IA émergentes, le tout financé dans le cadre de votre contribution mutualisée.
Dans certains cas, lorsque les dispositifs classiques des OPCO ne suffisent pas ou pour des besoins très spécifiques, l'Aide Individuelle à la Formation (AIF) peut être une solution. Gérée par France Travail, elle peut compléter le financement de formations certifiantes ou qualifiantes. Nous vous accompagnons dans l'identification des besoins et la constitution du dossier AIF lorsque cela est pertinent pour votre projet de formation sur Microsoft 365 et l'IA.
Notre connaissance des différents dispositifs de financement nous permet de vous proposer la solution la plus adaptée, maximisant ainsi l'utilisation de votre budget formation entreprise pour atteindre vos objectifs de productivité et d'innovation.
Chez Guihl, notre approche est ancrée dans l'expérience terrain de nos formateurs, véritables experts métiers avec plus de 15 ans d'expérience dans la formation professionnelle, l'IA et la transformation digitale en France. Nous ne nous contentons pas de transmettre des savoirs ; nous partageons des bonnes pratiques, des cas d'usage concrets issus de nos interventions auprès d'entreprises comme la vôtre.
Notre expertise se traduit par une veille constante sur les évolutions des outils Microsoft 365 et des technologies d'IA. Nous sommes en mesure de proposer des contenus de formation à jour, pertinents et orientés vers l'applic